Bolagsstyrning

Verksamheten i Sparbanken ska kännetecknas av en god intern styrning och kontroll. Den interna

styrningen och kontrollen ska vara en integrerad del av det dagliga arbetet och ska vara dokumenterad på
ett sätt som gör att den i lämplig utsträckning i efterhand kan verifieras och utvärderas. Styrelsen och
ledningen ska löpande informeras om effektiviteten i den interna styrningen och kontrollen.

Verksamhetstyrningssystemet och dess beståndsdelar utgör grunden för och sätter ramarna för den
interna styrningen och kontrollen i Sparbanken. Verksamhetsstyrningssystemet ska vara effektivt,
anpassat till Sparbankens organisation och verksamhet, integrerat med övriga beslutsprocesser samt bidra
till att uppnå de affärsmässiga målen. Systemet ska baseras på styrelsens uttalade visioner, mål, strategier
och värderingar.

De huvudsakliga beståndsdelarna i Sparbankens verksamhetsstyrningssystem är:

• Principerna och målen för intern styrning och kontroll;

• organisation och ansvar för intern styrning och kontroll;

• kontroll;

• interna regler;

• information och kommunikation;

• riskkultur och riskhantering;

• uppdragsavtal och

• rapportering.

Mål och principer för intern styrning och kontroll 

1. Målsättningen med Sparbankens interna styrning och kontroll är att säkerställa:

• en ändamålsenlig och effektiv organisation och förvaltning och verksamheten;
• att det finns tillräckliga resurser och kompetens för att uppnå god kvalitet i både affärsaktiviteter och kontrollaktiviteter;
• en tillförlitlig finansiell rapportering;
• en effektiv drift och förvaltning av informationssystem, inkluderande bevarande av handlingar;
• en god och effektiv förmåga att identifiera, mäta, hantera, rapportera och kontrollera risker i verksamheten; 
• en god och effektiv förmåga att efterleva lagar, förordningar, föreskrifter, marknadspraxis och interna regler; och
• att den interna styrningen och kontrollen medverkar till att det i Sparbanken bedrivs en sund verksamhet där samtliga medarbetare känner ansvar för Sparbankens verksamhet och affärsmålen
   

2. Dualitet och oberoende

• Sparbankens arbetssätt bygger på dualitetsprincipen, som innebär att ingen person ensam ska kunna handlägga en transaktion, genom hela behandlingskedjan. Det bygger också på att kontrollfunktionerna i Sparbanken är oberoende, d.v.s. att den som utför sysslor i en kontrollfunktion, inte får ha några sysslor i den del av verksamheten som är föremål för funktionens kontroll och att funktionen är organisatoriskt separerad från andra funktioner samt att funktionen rapporterar till styrelsen.
   

3. Information och kommunikation

• En central förutsättning för en god intern styrning och kontroll är att information sprids löpande inom Sparbanken. Det ska finnas informationssystem som tillgodoser såväl interna som externa behov av information. Den information som lämnas ska vara relevant, korrekt och fullständig. Sparbankens kommunikation ska präglas av enkelhet och öppenhet.
   

4. Transparens och dokumentation, konfidentiell information

• Utgångspunkten för verksamheten i Sparbanken är att all information om verksamheten, som någon har behov av för att utföra sina sysslor, är tillgänglig. Detta gäller dock inte information som skyddas av regler om sekretess, ej heller uppgifter som ledningen i Sparbanken bedömer måste hållas hemlig.
• Alla beslut som fattas i Sparbankens verksamhet ska dokumenteras, så att det är möjligt att i efterhand se vilket innehåll som ett visst beslut har och vilka överväganden som det grundats på.
• Personuppgifter behandlas i enlighet med Sparbankens interna riktlinjer samt dataskyddsförordningen.
   

5. Etiska regler, intressekonflikter och whistleblowing

• Hög etisk standard är viktigt för att Sparbankens kunder och bygden, där Sparbanken verkar, ska ha förtroende för Sparbanken och utgör en förutsättning för att Sparbanken ska kunna fullgöra sitt uppdrag. Bankverksamhet bygger på förtroende och Sparbanken tar samhällsansvar för att göra sig förtjänt av allmänhetens, kundernas och myndigheternas förtroende. Sparbanken vill säkerställa att den verksamhet som bedrivs av Sparbanken vid varje tidpunkt bedrivs inom ramen för gällande regelverk och på ett etiskt godtagbart sätt.
• En viktig för fortsatt förtroende för Sparbanken utgör även regler om att anställda inte får handlägga ett ärende om det finns en risk att bli misstänkt för att vara jävig eller ett ärende där en intressekonflikt kan anses uppstå.
• Varje anställd i Sparbanken erbjuds rapporteringsvägar, genom vilka de kan anmäla allvarligare missförhållanden och överträdelser som de uppmärksammat inom Sparbanken utan att riskera att utsättas för repressalier.
   

Om riskhantering, se egen flik.

Kontrollfunktioner

Ansvar, styrning och kontroll i banken fördelas mellan första-, andra- och tredje försvarslinjen.

•  Första försvarslinjen
  I första försvarslinjen återfinns verksamheten, vilka ansvarar för att utföra det dagliga operativa arbetet.
  Den operativa verksamheten leds av VD och bankens övriga chefer. Första försvarslinjen är risktagare och därmed ägare av samtliga risker. Den ska identifiera, hantera och rapportera risker. Den ska även implementera och utföra kontroller. Första försvarslinjen har fullt ansvar och ägarskap över styrning, risktagande, kontroll och uppföljning.
  Alla inom första försvarslinjen ansvarar för att utföra detta arbete i enlighet med såväl externa som interna regelverk. Inom ramen för första försvarslinjens ansvar ligger även ett ansvar att implementera åtgärder samt att löpande följa upp iakttagelser som rapporterats av någon av kontrollfunktionerna

•  Andra försvarslinjen
  Den andra försvarslinjen består av Sparbankens Riskkontrollfunktion och Compliancefunktion. Arbetet i den
  andra försvarslinjen kännetecknas av en kontrollerande och rådgivande verksamhet i risk- och regelefterlevnadsfrågor. Risk- och Compliancefunktionerna är oberoende från den första försvarslinjen och är därför inte operativt verksamma i Sparbanken. Kontrollfunktionerna är direkt underställda Sparbankens VD och rapporterar, förutom till VD, även kvartalsvis till styrelsen. Riskkontroll- och compliancefunktionens ansvar är att understödja första försvarslinjen i riskarbetet, övervaka och utmana utfallet av verksamhetens arbete samt utvärdera regelefterlevnad.
  Inom ramen för andra försvarslinjens uppgifter ingår att sätta standarder och metoder, stödja riskvärderingen samt aggregera och analysera utfall.

•  Tredje försvarslinjen
  Den tredje försvarslinjen består av Sparbankens Internrevisionsfunktion, som är direkt underställd styrelsen. Internrevisionsfunktionen ska regelbundet kontrollera arbetet som utförs i första och andra försvarslinjen och granska såväl ledning som företagets interna kontroller. Internrevisionen ansvarar för att på styrelsens uppdrag oberoende och objektivt utvärdera och bedöma effektiviteten i bankens hela ramverk för intern styrning och kontroll, samt bidra med rekommendationer och förslag till utveckling och förbättring av densamma. Detta innefattar löpande riskbaserade översyner av hela bankens arbete kopplat
  till riskhantering, styrning och kontroll samt ledningsprocesser. Identifierade iakttagelser tillsammans med föreslagna förbättringsområden ska löpande rapporteras till den granskade enheten samt till styrelsen.
  För att öka kompetensen och oberoendet har andra och tredje försvarslinjens funktioner lagts ut på extern part.